Koppeling met ParentCom
Schoolgesprek biedt een koppeling aan met de ParentCom-app. Deze koppeling bestaat uit 2 delen.
- Automatisch inloggen voor ouder(s) en verzorgers: ouders hoeven geen inloggegevens in te vullen wanneer ze op de tegel Schoolgesprek klikken in de ParentCom-app. Deze koppeling staat standaard aan. U hoeft hier geen actie voor te ondernemen. Wanneer Schoolgesprek het e-mailadres van de ouder herkent, wordt de ouder direct ingelogd.
- Synchroniseren van gegevens tussen ParentCom en Schoolgesprek: de leerlingen, groepen en ouders worden gekopieerd van ParentCom naar Schoolgesprek zodat u de gegevens niet handmatig hoeft te importeren uit uw schooladministratiesysteem. Om deze synchronisatie te activeren, volgt u eenmalig de handleiding op deze pagina.
Stappenplan: Synchronisatie tussen ParentCom en Schoolgesprek activeren
Voor deze functie heeft u beheerdersrechten nodig.
De eerste keer is het verplicht om stap 1 t/m 4 te doorlopen. Wanneer de koppeling actief is, hoeft u alleen stap 1 en 2 te doorlopen om de gegevens van leerlingen te importeren of te vernieuwen.
Synchroniseren & de koppeling activeren
1. Klik op het kopje “Leerlingen” om naar het leerlingoverzicht te gaan.
2. Klik op de blauwe knop “Synchronisatie ParentCom”
3. Voordat de synchronisatie gebruikt kan worden hebben we 2 gegevens nodig om de koppeling te kunnen realiseren.
- Volledige schoolnaam
- Brinnummer (let op: dit is in de meeste gevallen het BRIN6-nummer, bijvoorbeeld 09YP02)
- Klik op “opslaan en synchroniseren”
Er wordt nu verbinding gemaakt met ParentCom om de gegevens te verifiëren en de leerlinggegevens door te sturen. Wanneer de leerlingen in het systeem zijn gezet is het synchroniseren voltooid.
Wanneer de koppeling nog niet actief is of er geen leerlingen in ParentCom staan wordt de volgende melding getoond:
Is de koppeling nog niet actief? Dan kunt u contact opnemen met ParentCom om dit te realiseren.
Tip: stuur ook uw opgegeven schoolnaam en brinnummer mee.
Goed om te weten:
Het systeem importeert de volgende gegevens in Schoolgesprek:
- Leerlingen
- Groepen
- Ouders/verzorgers (hieruit worden families gemaakt).
Tip: de gezinssituatie wordt niet bijgehouden in Schoolgesprek. Zijn ouders gescheiden en kunnen zij NIET samen een afspraak maken? Splits de familie dan zelf bij het kopje “Families”.
Veel gestelde vragen
Gaat het synchroniseren automatisch? (bijvoorbeeld iedere dag of maand)
Nee, het synchroniseren gebeurt alleen wanneer de beheerder van de school op de knop ‘Synchronisatie ParentCom’ klikt.
Hoe vaak moet dit synchroniseren uitgevoerd worden?
We adviseren de synchronisatie uit te voeren voordat de planningen gemaakt worden en de uitnodigingen aan ouders verzonden worden. Nieuwe leerlingen etc. worden dan automatisch meegenomen.
Blijven de planningen en afspraken behouden wanneer ik ga synchroniseren?
Ja, planningen en afspraken blijven behouden.
Afspraken van leerlingen die de school hebben verlaten blijven op ‘bezet’ staan, maar zijn niet meer gekoppeld aan de leerling.
Waarom worden ouders niet bij elkaar in 1 gezin geplaatst?
Schoolgesprek plaatst leerlingen bij elkaar in een gezin op basis van de kinderen die aan de ouders zijn gekoppeld. Alleen kinderen die aan dezelfde twee ouders gekoppeld zijn, worden in één gezin geplaatst. Heeft een ouder ook nog een kind met een andere ouder? Dan wordt dit als een apart gezin geïmporteerd.
Ouders zijn gescheiden maar worden door Schoolgesprek toch in 1 gezin geplaatst
Schoolgesprek en ParentCom houden niet bij welke ouders gescheiden zijn. In de praktijk zien we ook dat scholen beide ouders graag tegelijk uitnodigen (dus niet ieder een aparte afspraak). Wilt u ouders toch apart van elkaar uitnodigen? Dan splitst u het gezin na het importeren handmatig. (Via families – [klik op de familienaam] – gescheiden ouders)
Mag Schoolgesprek deze gegevens gebruiken (in verband met privacy)?
Ja, we bieden alle scholen een verwerkersovereenkomst versie 4.0 aan waarin beschreven staat dat Schoolgesprek deze gegevens op een verantwoorde manier verwerkt. De overeenkomst kan getekend worden via de Dienst Verwerkersovereenkomsten van Kennisnet.
Heeft u deze pagina gelezen en de handleiding gevolgd, maar heeft u toch nog vragen over de koppeling met ParentCom? Neem dan contact op met de helpdesk van Schoolgesprek.