Privacy & verwerkersovereenkomst
Verwerkersovereenkomst
Schoolgesprek en Multiplanner zijn aangesloten bij de Dienst Verwerkersovereenkomsten van Kennisnet.
Wij bieden alle gebruikers Verwerkersovereenkomst 4.0 aan. [download Verwerkersovereenkomst]
Proces ondertekenen Verwerkersovereenkomst 4.0
- De persoon die binnen uw organisatie verantwoordelijk is voor de verwerkersovereenkomsten verstuurt een verzoek tot ondertekenen van de verwerkersovereenkomst naar support@schoolgesprek.nl. Dit verzoek moet bevatten:
- De naam van uw organisatie
- Het organisatienummer
- Het BRIN-nummer of de BRIN-nummers van de betrokken scholen
- U ontvangt van ons een bevestiging van ontvangst en de conceptdocumenten (verwerkersovereenkomst) per e-mail.
- Schoolgesprek verstuurt een verzoek tot ondertekenen via de Dienst Verwerkersovereenkomsten van Kennisnet
- Via de Dienst Verwerkersovereenkomsten kunt u de overeenkomst ondertekenen
Heeft u vragen over privacy, de verwerkersovereenkomst of de Dienst Verwerkersovereenkomsten van Kennisnet? Neem dan contact op via support@schoolgesprek.nl
Privacy
Schoolgesprek neemt de privacy van onze gebruikers zeer serieus. Daarom kunt u hier lezen op welke wijze wij gegevens verwerken en gebruiken. Schoolgesprek is helemaal transparant als het gaat om gebruik van gegevens. Heeft u toch nog vragen? Neem dan contact met ons op, wij helpen u graag verder!
Om het maken van afspraken soepel te laten verlopen gebruikt Schoolgesprek diverse gegevens:
Gegevens van leerlingen
1. De voornaam/roepnaam van leerlingen
2. De achternaam van leerlingen
3. De postcode van leerlingen
4. Optioneel een van de onderstaande gegevens om in te loggen
• Een deel van de postcode
• De geboortedatum van leerlingen
• Een studentennummer
Gegevens van gebruikers & ouders
1. De achternaam
2. Optioneel
• Een telefoonnummer
• Een e-mailadres
Gegevens van scholen & contactpersonen
1. NAW gegevens
Hoe lang worden de gegevens bewaard?
De gegevens worden bewaard zolang de school gebruik maakt van Schoolgesprek. Zodra de school het abonnement stopzet, worden alle gegevens gewist. Na 7 dagen zijn de gegevens ook definitief gewist uit de back-ups van Schoolgesprek.
Hoe komen de gegevens in de Schoolgesprek database?
De gegevens worden door de school aangeleverd in CSV- of EdeXML-bestanden. De school haalt de gegevens veelal uit het leerlingadministratiesysteem van de school.
Waar gebruikt Schoolgesprek de gegevens voor?
De gegevens worden gebruikt als authenticatie (inloggen). De postcode en achternaam worden gebruikt om kinderen die op een adres wonen bij elkaar in een gezin te plaatsen. Ouders hoeven zo maar één keer in te loggen om meerdere afspraken te maken. Het e-mailadres en telefoonnummer worden gebruikt voor communicatie: het versturen van bevestigingsmails of sms-berichten.
Hoe kunnen de gegevens verwijderd worden uit de database?
De gegevens worden gewist als de school het abonnement opzegt. Een medewerker van de school kan gegevens handmatig wissen door in te loggen en de hiervoor ontwikkelde functie te gebruiken.
Hoe zijn de gegevens beveiligd?
De communicatie tussen de server en de gebruiker wordt beveiligd door een SSL-certificaat. Schoolgesprek draait op een opensourceplatform dat dagelijks wordt voorzien van eventuele updates. De gegevens worden iedere dag automatisch gekopieerd naar een back-upserver. Deze back-upbestanden worden 7 dagen bewaard op een externe locatie.
Op welke locatie worden de gegevens bewaard?
De gegevens worden bewaard in een datacentrum in Amsterdam en de back-up wordt bewaard op een aparte server in Nederland.